【紙の情報整理・基本のキ】ToDoリストの「情報整理基本のキ」は、「身につける」という事です。

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今日は、情報整理の中でも基本中の基本とも言える「ToDoリスト」について話をしてみたいと思います。

ToDoというのは、簡単に言えば「やるべきことリスト」です。

基本は、今日やらねばならないことをノートなどにリストアップして、一日の間でそれをこなしていく、というイメージの存在です。

今週、あるいは今月など期間を区切ってリストアップしてもいいし、テーマごとにToDoをリストアップしても良いのですが、基本は、

「今日やるべきこと」をリストアップするのが、もっとも効果的かつ、誰もがやっている使い方ではないでしょうか？

で。

このToDoリストなのですが、通常は、いつも使っている手帳などに書き込んで一日のうち、何度か見て確認するという使い方になると思います。

しかし、本当に忙しい時などはこの「手帳やノートを取り出して確認する」というのがなかなか難しくなったりするんですね。

単純に手帳を机の上に広げているだけで、体から離れてしまう。

本当に忙しい時は、けっこうひんぱんに予定がコロコロと変わってしまったりするものです。ちょっと仕事仲間から電話が入って「予定変更です」なんてことは普通にあります。そうなったら、今度はそのことをまた誰かに連絡しないといけない。その伝えるべきことも、キチンと紙にメモしたり、文章やリストにして整理しておかないと電話一本かけられません。

こういう時は、頭の整理のためにもすぐに書き込める「紙」を、胸ポケットなど、すぐに使えるところに「身に付けておく」ことが必要なんですね。

多分、いまの時代なら、この用途には、すぐに「スマホならいつも身に付けている」という分かりやすい回答が出てくると思うのです。でも、一度小さなメモ帳でもいいし、A4のコピー用紙を折ったものでもいいですから、「すぐにメモできる紙と筆記具」を「身につける」ということをしてみて欲しいのです。

スマホはもともと電話にでもインターネットにでもゲームにでも使えるものだから、起動すると、その「メモ以外」で使う状態になっていたりするのです。何らかの形で実際にメモを取るまでに１アクションか２アクションの余分な動作が、どうしても必要になるんですね。これが、人にもよるでしょうが、けっこうひっかかりの大きいストレスになるのです。

しかし、単なるメモ用紙やメモ帳は電話やゲームやネットにはなりません。取り出せば、ただメモるだけです。そのタイムラグのない書き込み実感は、スマホとはかなり違ったもののはずです。一日に何度も連絡がやってくる可能性があるような時には、この差はかなり大きなものになるはずです。

紙なら、すぐに書き込めます。

そして、「今日やるべきこと」が一覧できて、「ToDoリスト」の見直し・書き直しも瞬時の行え、頭がすっきりして快適なわけです。

ToDoリストをリアルタイムに更新すると、「これはやらなくて良くなった」「この項目は、こういう形で深まった」「打合せ日時変更を伝えるべき人は誰だ？」というような事を瞬時に見極められます。それだけでもかなりのメリットでしょう。

変化が起きた時に、仕事全体の流れを確認しておかないと、どんなケアレスミスが起きるか分かりません。情報が整理されていないまま、次の作業に入ってしまうしかないからですね。

こうういう事がありますから、「メモをする道具が体から離れている」というのは、大切な事をメモし損ねる、という、あなたが思っているよりけっこう大きなリスクになります。

こういう事を考えれば、実はおすすめは、ToDoを、手帳やノートなどに書くのではなく、

●一枚の大きな紙にリストアップしておいて、胸ポケットなどにしまっておく

というやり方です。

最近でこそ、このやり方はあまり使っていないのですが、若い時、仕事が本当に詰まっていた時には、とても便利でした。予定が変更になって打ち合わせの予定が変わるとすぐに不要なものは線を引いて消して、なかったことにしましたし、誰かに連絡しなければならない事は、とにかく胸ポケットにいれたA4用紙のどこかにメモしておくのです。

「えっと、なんだっけ？　何をしなくちゃいけないんだったかな？」

とやるべきことを見失った時に、とにかく胸ポケットからその紙を取り出して眺めれば「ああ、そうかそうだった」と軌道を修正できるのです。

胸ポケットに入る小さなメモ帳だと、どこに書いたかページをめくるのが大変だし、かといって大判のノートなんて持ち歩いていられません。

仕事をしているのであれば、夏であれ冬であれ、それなりにポケットのついた服などは着ているものですからA4用紙の一枚を８分の一、A7サイズくらいまで小さくしたものを入れておいても、かさばりませんし、誰かに見られても、そこにA4用紙が入っているすら気づかれないくらいです。

どんな風に折るかとか、そういう細かいルールも決めずに、とにかく胸ポケットにA4用紙をいつも入れておいて、手帳やノートの代わりに使っていたように思います。

いやまぁ、本当に忙しかった数か月だけだったと思うんですけどね。

ということで、ToDoと書きましたが、仕事上のメモとか覚えのたぐいもけっこう書いていましたし、おおむねA4用紙一枚を表裏にびっしり書き込みをして、二週間くらいは使い続けていたように思います。

二週間に一枚新しいA4用紙を出してきて、懸案になっていることは新しい用紙に書き写しずっと使っていたんじゃないかと思います。

昔は仕事と言えばスーツを着てやるもの、だったのでしっかりした手帳を持つことが大事だったわけですけれど、いまやファッションも進化したし、仕事の服装もかなり自由になってきています。ポケットのサイズもいろいろですから、「つねにメモできる環境を作る」ということになったら、A4用紙を一枚、どこかのポケットに突っ込んでおくというのが正解なのかも知れません。

そういう「大きな紙を折って身につける」発想のメモというのも市販はされていて、

A4用紙をメモ帳に変える「薄いメモ帳 abrAsus(アブラサス)」

なんていうのは、かなり使いやすいんじゃないでしょうか？

ま、僕は使いませんけど。(いまはA系よりB系が好きなので)

僕が前に書いたブログ、

●胸ポケメモ。用紙を八つ折りにして持ち歩く。

も、何か役に立つかもしれませんので、よろしければご覧ください

ともあれ、A4くらいの少し大きめの紙を折って持ち歩く、というのはかなり有用です。

ということで、紙の情報整理・基本のキは、とりあえずこれでおしまいです。

それではまた。

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【紙の情報整理・基本のキ】はシリーズ記事です。現在以下の5本があります。

【紙の情報整理・基本のキ】紙は寝かさず立てる。情報整理の基本のキです。

【紙の情報整理・基本のキ】もらった書類、どうやって半分折にしてますか？

【紙の情報整理・基本のキ】ポストイットは糊面が上？　それとも下？

【紙の情報整理・基本のキ】ToDoリストの「情報整理基本のキ」は、「身につける」という事です。(この記事です。)

【紙の情報整理・基本のキ】ノートを追記する時は、色の違うペンを持ち、「赤ペン先生」になって書き込もう。

【紙の情報整理・基本のキ】バインダーノート、システム手帳は、「カード」扱い。「一件一枚、片面使用」が基本です。

よかったら他の記事も読んでみてください。

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さて。

書類などの紙の情報整理についての基本をお伝えするシリーズを続けているのですが、こういう書類整理の基礎知識は、知っておいた方が圧倒的に快適なのです。

であるにも関わらず、こういう本当に役立つ知識は、学校では教えてくれなかったりします。

基本、自分で四苦八苦しながら身に付けていくしかありません。

そういう時にどうするか？　というと、書籍で学習するということがひとつにはあると思います。

パソコンの使い方や、アプリの活用方法などは、書店に基礎からキチンと書かれているものが並んでいたりもします。

ところが紙の書類などの情報整理に関しては、いまひとつ体系立てて紹介されていることは少ないのです。

とても基本的な事柄が古い新書シリーズの中に入っているだけで、知っている人は知っているけど、知らない人には、その情報に接することすらない、というのが当たり前だったりします。

ということで、書類やノートなど、PCやスマホではなく、ごく普通に扱っている紙の情報整理について書かれた名著や役立つ書籍などを厳選して42冊、PDFにまとめてみました。

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