【紙の情報整理・基本のキ】紙は寝かさず立てる。情報整理の基本のキです。

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2月になりました。旧暦の新年ですね。

ということで、今日からしばらく「紙の情報整理、基本のキ」という話を続けてやっていこうかなと思っています。

近年は、誰もがスマホやパソコンで仕事をするようになったので、紙の書類や印刷物等の資料の整理の仕方と言う基本が、あまり取り沙汰されなくなってきているように思います。

ですので、最近、忘れられがちな「紙」の情報整理の基本のキをお伝えしてみたいと思います。

特に、若い方は、仕事の効率化を考える上で、デジタルな効率化は身に付けていても、紙の情報整理のスキルやノウハウをご存知なかったりします。

でも、紙の情報整理のノウハウやスキルは、理解するのも簡単で、少し気をつけるだけで、かなり大きな効果が出るとても効果的な知識なのです。

ちょっと聞いただけで、

「え、こんなに便利なんだ!」

と驚かれる場合もあるでしょう。知っているといないとでは、日々の仕事の効率が、かなり大きく変わってしまいます。

と言うことで、まず第一回目は「紙は、たまったら、立てよう」です。

仕事が忙しくなってくると、打ち合わせや何かの会議で手渡された資料・プリントを、机に積んだままと言うことが良くあります。

整理しなくちゃと思いつつ、日々の仕事に取り紛れていると、資料がたまりすぎて整理のしようがないというところまで行ってしまいます。

こういう時、知っておいて欲しいのが、とにかくまず、それらの資料を

「立てる」

と言うことです。

紙の資料は、積み重なって、量が増えるほどに底にたまった資料が整理しにくくなります。

しかし、紙を「立てて」やることで、たまってしまった資料を、全部並列に取り扱うことができるようになります。

とりあえず、ブックエンドか、それが無ければ大判の書籍とかでもいいですから、資料を立てるための「背もたれ」を作ってやって、そこに資料をガサッとまとめて、立ててしまう。

あとは必要に応じて中をチェックして、随時クリアファイルや封筒などに関連する資料をまとめていけばとても使いやすい「資料庫」が出来上がります。

近年では100円ショップでブックエンドなどは手軽に手に入りますから、試してみて損はない方法だと思います。

ポイントは「クリアファイルなどに分類して保管する」のではなく、その前に「とりあえず立てる」という事。ここがかなり大切です。

とりあえず立てて、必要に応じて取り出したりしているうちに、良く使う資料はどれか？ 本当に大事な資料はどれか？

などの判定が素直に出来るようになります。クリアファイルや封筒で「分類・整理」するのは、「立てる」で思いついた適切なファイル分類が固まってからで充分です。

紙の資料は、横になって寝ていて、大事な資料が、「底に溜まった」ままだと、ゆとりある気持ちで、資料を「ながめる」こともできない、というのが問題なわけです。

まず「立てて」様子を見る。

そして、資料の「性質」を、よく観察しよう。

この発想を大切にしていけば、資料整理もスムーズに進むはずです。

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【紙の情報整理・基本のキ】はシリーズ記事です。現在以下の5本があります。

【紙の情報整理・基本のキ】紙は寝かさず立てる。情報整理の基本のキです。(この記事です)

【紙の情報整理・基本のキ】もらった書類、どうやって半分折にしてますか？

【紙の情報整理・基本のキ】ポストイットは糊面が上？　それとも下？

【紙の情報整理・基本のキ】ToDoリストの「情報整理基本のキ」は、「身につける」という事です。

【紙の情報整理・基本のキ】ノートを追記する時は、色の違うペンを持ち、「赤ペン先生」になって書き込もう。

【紙の情報整理・基本のキ】バインダーノート、システム手帳は、「カード」扱い。「一件一枚、片面使用」が基本です。

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さて。

書類などの紙の情報整理についての基本をお伝えするシリーズを続けているのですが、こういう書類整理の基礎知識は、知っておいた方が圧倒的に快適なのです。

であるにも関わらず、こういう本当に役立つ知識は、学校では教えてくれなかったりします。

基本、自分で四苦八苦しながら身に付けていくしかありません。

そういう時にどうするか？　というと、書籍で学習するということがひとつにはあると思います。

パソコンの使い方や、アプリの活用方法などは、書店に基礎からキチンと書かれているものが並んでいたりもします。

ところが紙の書類などの情報整理に関しては、いまひとつ体系立てて紹介されていることは少ないのです。

とても基本的な事柄が古い新書シリーズの中に入っているだけで、知っている人は知っているけど、知らない人には、その情報に接することすらない、というのが当たり前だったりします。

ということで、書類やノートなど、PCやスマホではなく、ごく普通に扱っている紙の情報整理について書かれた名著や役立つ書籍などを厳選して42冊、PDFにまとめてみました。

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